Prokontrol – rejestracja czasu pracy

Podstawowym rozszerzeniem systemu kontroli dostępu jest system Rejestracji Czasu Pracy. System RCP można podzielić na 2 elementy: 1 -sprzętowy czyli system kontroli dostępu (czytniki kontrolery , moduły komunikacji) oraz 2. informatyczny- specjalistyczne oprogramowanie analizujące rejestracje i wyliczające czas pracy. W sytuacji, gdy posiadamy już działający system kontroli dostępu możemy zakupić oprogramowanie rozliczające, które będzie korzystać z danych przekazywanych z systemu KD. Często należy zainstalować dodatkowy czytnik (np. z wyświetlaczem LCD) oraz kontroler, aby usprawnić metodę rejestracji wejść oraz wyjść. Czytniki z wyświetlaczem informują pracownika o godzinie zarejestrowania zdarzenia oraz o trybie wejścia czy wyjścia, np. służbowego, czy prywatnego z możliwością zmiany z klawiatury.

W skład typowego systemu kontroli dostępu wchodzą: czytniki, kontrolery dostępu, urządzenia komunikacyjne- transmisji danych, moduły zasilania, oprogramowanie zarządzające oraz urządzenia i elementy blokad mechanicznych – bramki, rygle, zwory elektromagnetyczne.

Gdy nie posiadamy czytników i systemu kontroli dostępu to przy podejmowaniu decyzji o zakupie systemu należy wybrać opcję z jednoczesnym uruchomieniem systemu RCP. Unikniemy wówczas kosztów uruchomienia dodatkowych czytników czy zmiany i przenoszenia z innych miejsc, oraz nie poniesiemy kosztów przyjazdu serwisantów i wdrożeniowców, aby uruchomili i skonfigurowali system do funkcji RCP. Inną zaletą jednoczesnego wprowadzenia systemów KD i RCP jest przyzwyczajenie pracowników do poprawnego rejestrowania kart w odpowiednich czytnikach. Ustawienie reguł rejestrowania pracowników jest istotne z uwagi na możliwość powstania braków rejestracji oraz korekt z powodu rejestracji omyłkowych.

Aby system RCP usprawnił pracę i rozliczanie pracowników, a nie generował więcej pracy przy komputerze należy zadbać o właściwe przeszkolenie i objaśnienie pracownikom zasad rejestrowania. Dobrym sposobem jest umieszczanie kart informacyjnych w pobliżu urządzeń tak aby w początkowym okresie użytkowana każdy pracownik nie obeznany z systemem mógł się zapoznać z zasadą działania (rejestracji wejść i wyjść, rejestracji wyjść służbowych itp ).
Inną metodą na uniknięcie błędów rejestracji oraz jednocześnie zabezpieczeniem przed osobami niepowołanymi (np. akwizytorzy ) jest zaprojektowanie i wykonanie kontroli ruchu za pomocą bramek i barierek kontroli dostępu. Bramki będą wymuszały na przechodzących osobach rejestrowanie się na konkretnym czytniku zapewniając poprawne stworzenie pary zdarzeń wejście <->wyjście, a jednocześnie nie przepuszczą osób nie posiadających uprawnień do przejścia.

Zdarzenia wejść oraz wyjść pracowników są gromadzone w bazach danych oprogramowania oraz są analizowane pod kątem spełniania regulaminów oraz ustalonych harmonogramów pracy. Regulaminy oraz harmonogramy zawierają definicję godzin pracy pracowników i stanowią ogólne lub indywidualne kalendarze rozkładu pracy (zmianowe , 4-brygadowe, 1/2 etatu itp.).

Do poprawnej analizy czasu pracy konieczne jest porównanie okresu przebywania zarejestrowanego przez czytniki i wyznaczenie istotnych i z zgodnych z kodeksem pracy parametrów czasowych.